IRIS 연차 실적보고, 미리 챙기면 반나절 아끼는 것들

국책과제 4년차에 접어들면서 매년 이맘때 연차 실적보고로 한 주를 통째로 날렸습니다. 올해는 미리 정리해두고 들어갔더니 이틀 만에 끝나서 그동안 뭐가 시간을 잡아먹었는지 정리해봅니다.

1. 연구비 집행 내역과 증빙의 시점 불일치

가장 많이 깨지는 지점입니다. 카드 전표 날짜, 물품 검수일, 과제 수행 기간이 하루라도 어긋나면 정산에서 소명 요청이 돌아옵니다. 특히 연말에 몰아서 집행한 재료비는 검수확인서를 그때 받아두지 않으면 나중에 업체에 다시 연락하게 됩니다.

• 재료비: 거래명세서 + 검수확인서 + 카드 전표를 집행 시점에 바로 스캔해서 묶어두기
• 연구활동비: 출장은 출장결과보고서가 없으면 인정이 안 되는 경우가 많습니다
• 인건비: 참여율 변경이 있었다면 변경 승인 이력이 시스템에 남아 있는지 확인

2. 참여연구원 변경 이력

중간에 대학원생이 졸업하거나 연구원이 이직하면 참여율 조정이 들어가는데, 승인 이력과 실제 인건비 지급 내역이 어긋나 있는 경우가 생각보다 흔합니다. 보고서를 쓰기 전에 참여연구원 목록부터 실제 지급 대장과 한 줄씩 대조해보시길 권합니다. 여기서 틀어지면 보고서를 다 쓰고 나서 처음부터 다시 맞춰야 합니다.

3. 정량적 성과 지표

계획서에 적어둔 목표치(논문 n편, 특허 출원 n건)를 기준으로 채워야 하는데, 게재 확정과 게재 완료를 구분해서 요구하는 경우가 많습니다. accepted 상태인 논문은 acceptance letter를 첨부해야 실적으로 잡히고, 특허는 출원번호가 나와야 합니다. 출원 준비 중인 건은 실적으로 못 넣는다고 보는 편이 안전합니다.

실무적으로 도움이 됐던 것

연차보고 시즌에 몰아서 정리하지 않는 것, 이게 전부입니다. 분기마다 한 시간씩 잡아서 성과와 증빙을 미리 쌓아둡니다. 저희 랩은 공유 드라이브에 연도 / 분기 / 증빙 구조로 폴더를 파두고 논문이 accept되면 그 자리에서 PDF와 통지 메일 캡처를 넣어둡니다. 이것만으로도 보고서 작성 시간이 절반 이하로 줄었습니다.

다른 분들은 어떻게 관리하시는지 궁금합니다. 특히 과제를 두세 개 동시에 수행하시는 분들은 과제별 증빙 분리를 어떻게 하시는지 팁이 있으면 공유 부탁드립니다.